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软件工期评估

项目日常工作工期的“组员优先”估计方法

时间:2015-11-7 11:46:25  作者:曹济  来源:原创  查看:116  评论:0
内容摘要:在项目进度估算和资源估算过程中,项目经理还会经常遇到“谁说了算”的难题。与传统的建筑行业等相比,对IT项目的工作任务工期和资源估算更为困难,在许多情形下,最了解工作内容的不是专家,而是那些承担任务的项目组成员!

在项目进度估算和资源估算过程中,项目经理还会经常遇到“谁说了算”的难题。与传统的建筑行业等相比,对IT项目的工作任务工期和资源估算更为困难,在许多情形下,最了解工作内容的不是专家,而是那些承担任务的项目组成员!尤其是对于大量的项目任务估算不是轻而易举,例如周计划中涉及到的任务工期和资源估算。

对这种日常任务的估算因人而异,其实主要取决项目经理的管理风格。有的项目经理在为人员安排工作任务之前先要主动征求项目组成员的意见,在得到组员意见的基础上最后再确定任务的工期或所需的资源;也有项目经理认为没必要听取项目组成员的意见,他们根据项目整体工期约束,直接要求项目组成员必须在指定日期前完成相应的任务;还有项目经理会根据判断做出决策,对于那些自己熟悉的工作任务,会直接给项目组成员设定完工日期,而对于那些拿不准的任务则会征求项目组成员的意见,之后再做出结论。三种方式在实际工作中都有相应的体现,似乎哪种方式都有足够的理由。

其实不然,对项目日常任务的工期和资源估算的最佳模式应该为“组员优先”模式。为了说明组员优先模式的有效性,首先根据组长和组员各自对工作内容的了解程度进行组合分析,共有四种情形,即下图中的A区、B区、C区和D区。下面依次对四种情形进行分析,说明“组员优先”估计方法的适用性。

                         

项目日常工作工期的“组员优先”估计方法                          


对组员的日常工作估算精度取决于对组员要完成的工作内容的了解程度,了解程度越高,估算越准确;了解程度越低,估算的可信度越低。对于工作内容的估算至少会涉及到两方,即任务的所有者和任务的承接者。结合上述两因素可以注意到,落在B区的任务最容易达成一致,因为组长和组员对要完成的工作内容都比较了解,无论是任务工期还是任务资源都会达成一致。即便是组员可能会提出额外的工期要求,也很难说服组长接受这种不合理的要求。所以,针对B区中的任务,如果组长请组员首先提出所需的工期和资源,组长再进行确认是一种合理可行的模式。

然后考虑落在D区中的任务,该类型任务在日常任务中所占的比例最高。此时因为组员比组长更了解自己的工作(许多时候组员自己也了解“组员比组长更了解自己的工作”这一事实),组员可能出于安全目的会适当地为任务的工期设置留有余地。假如一项工作最长允许的工期为5天,而项目组成员认为需要3天完成(已经留有余地)此时完全可以3天作为该项工作的工期;但假如一项工作允许最长的工期为5天,而项目组成员认为需要8天,超过了项目经理或组长所能接受工期的上限,此时项目经理就应该通过“细化”方式请组员详细说明在未来的8天里每天的工作内容是什么,从而判断该项工作任务的工期是否真的需要8天。如果组长判断组员所述属实,则应该重新修订原来的工期;如果发现项目组成员为自己留有余地,则应该耐心说服项目组成员应该在设定的期限内完成任务,否则将会对项目的整体工期造成严重影响。

对于落在A区的任务而言,似乎根本没有必要请组员先说,因为组长比组员更了解他们自身的工作。即便如此,请组员优先提出所需的工期或资源仍然有着正面意义。如果组员所提的工期不合理,组长可以请组员详细说明所要完成的工作内容,并在组员出现错误时予以纠正和指导。组长通过对组员的纠正和指导还能起到风险防范的作用,对于项目组成员过于乐观或过于悲观的估算也能起到积极地调整作用。

对于落在C区的任务情形和D区的任务相似,组长仍然请组员先说可以预先识别并规避相应的工期风险。

综上所述,不管任务落在哪个区域,请组员优先估计的“组员优先”估算模式都是一种可取的模式。上述分析假定了组长和组员对于工作任务的了解程度各有差异,可在实际工作中要明确区分出来哪个任务组长了解更多,哪个任务组员了解更多几乎不可能。所以出于安全起见,组员优先是一种可取的估算方法。

    另外,组员优先估算方法还考虑了项目经理对于项目组成员的尊重因素。当组长请组员首先提出自己的意见和看法时,意味着对组员的尊重和认可,绝大部分组员会抱着实事求是的态度对要完成的任务设定客观的期限;但如果变成组长自说自话,首先提出工期目标,就会导致部分组员产生“不被重视”甚至“被无视”的感受,因而在估算工期和资源时采取不合作甚至对抗的态度。综上所述,“组员有限”模式不但是一种细化方法,也是一种决策态度。


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